در سال‌های اخیر، با فراگیر شدن فضای «وکا» (VUCA) – نوسانات شدید، عدم قطعیت، پیچیدگی و ابهام – سازمان‌ها دیگر نمی‌توانند بر مبنای ثبات بازار حرکت کنند. در چنین شرایط ناپایداری، اولویت‌ها مدام دستخوش تغییر می‌شوند و تمرکز تیم‌ها به‌راحتی مخدوش می‌شود. طبق گزارش فرانکلین‌کووی، «رهبران امروزی تحت فشار ناشی از پیشرفت‌های فناوری و نوسانات بازار هستند، و عدم قطعیت اقتصاد جهانی بر این فشار می‌افزاید». در چنین محیطی، نگه داشتن تیم روی اهداف اصلی چالشی اساسی است. به همین دلیل نیاز به چارچوب‌های هدف‌گذاری چابک مثل OKR احساس می‌شود. چارچوب OKR (Objectives and Key Results یا «اهداف و نتایج کلیدی») می‌تواند با شفاف‌سازی اولویت‌ها و همسوسازی تلاش اعضا، کمک کند تیم‌ها در دل بی‌ثباتی نیز متمرکز و هدفمند بمانند.
چارچوب OKR چیست و چرا برای تمرکز مفید است؟
OKR یا «اهداف و نتایج کلیدی» یک سیستم هدف‌گذاری مشارکتی است که به سازمان‌ها کمک می‌کند اهداف راهبردی خود را به نتایج مشخص و قابل اندازه‌گیری تبدیل کنند. در این چارچوب، ابتدا یک هدف (Objective) با ماهیت کیفی و بلندپروازانه تعیین می‌شود، سپس چند نتیجه کلیدی (Key Results) اندازه‌پذیر برای سنجش تحقق آن هدف تعریف می‌شود. هدف اصلی OKR این است که با فراهم کردن شفافیت و همسویی استراتژیک، همه اعضای سازمان را بر سمت یک مسیر مشترک متمرکز کند. به بیان دیگر، OKR به تیم‌ها چارچوبی مشخص می‌دهد تا بدانند «چه چیزی را» باید بپیمایند و «چگونه» پیشرفت خود را بسنجند. این چارچوب، به‌ویژه در دوره‌های ناپایدار، موجب می‌شود که همه روی اهداف مهم تمرکز کنند و کارهای کم‌اهمیت کنار گذاشته شود.
یکی از مهم‌ترین فواید OKR این است که «تمرکز، شفافیت و نظم» را در کل سازمان افزایش می‌دهد و حس مسئولیت‌پذیری کارکنان را تقویت می‌کند. به عبارت دیگر، OKR با شفاف‌سازی انتظارات و اولویت‌ها، ابهام را از بین می‌برد. به گفته منابع آموزشی، اجرای OKR می‌تواند «تمركز کارکنان را روی دستیابی به هدف‌های خود» تقویت کند و باعث «ایجاد تمرکز، شفافیت و ترتیبی کلی برای فعالیت‌های سازمان و افزایش مسئولیت‌پذیری کارکنان» شود. این شفافیت به تیم کمک می‌کند تا حتی در لحظات بحرانی نیز بداند چه چیزی بیش از همه اهمیت دارد.
چرا OKR در شرایط بی‌ثباتی موثر است؟
چارچوب OKR به چند طریق اساسی به حفظ تمرکز تیم‌ها در دوران ناپایداری کمک می‌کند:
• اولویت‌بندی واضح: در OKR، تیم‌ها به‌جای پراکنده شدن روی صدها کار نامربوط، فقط روی یک تعداد محدود از اهداف کلیدی تمرکز می‌کنند. مطابق راهنمای FranklinCovey، محدود کردن اهداف به «یک یا دو WIG (Wildly Important Goal)» اجازه می‌دهد تا تیم‌ها انرژی خود را روی مهم‌ترین فعالیت‌ها متمرکز کنند و از پخش بی‌حاصل تلاش‌ها جلوگیری شود. به‌عنوان مثال، یک منبع فارسی توصیه می‌کند حداکثر ۳ هدف برای هر دوره تعریف شود، هر هدف هم دارای ۳ تا ۵ نتیجه کلیدی باشد؛ در غیر این صورت «تمرکز تیم شما از بین می‌رود». محدود کردن تعداد اهداف موجب می‌شود اعضا بدانند دقیقا کدام وظایف در اولویت قرار دارد و نگران حاشیه‌ها نباشند.
• سازگاری و انعطاف‌پذیری بالا: در بازار متلاطم، توانایی تغییر سریع جهت اهمیت زیادی دارد. سیستم OKR با بازه‌های زمانی کوتاه (معمولاً سه‌ماهه یا کمتر) طراحی شده و بازنگری مداوم را تضمین می‌کند. بر همین اساس، می‌توان اهداف را متناسب با شرایط در حال تغییر دوباره تنظیم کرد. بنا بر نکته‌ای از FranklinCovey، OKRها «از طریق چرخه‌های کوتاه، امکان بازنگری و تنظیم سریع» را فراهم می‌کنند تا کسب‌وکار در مواجهه با تغییرات بازار، بتواند مسیر خود را عوض کند. این پویایی باعث می‌شود تیم‌ها احساس کنند کنترل شرایط را در اختیار دارند و نه‌تنها نسبت به تغییرات واکنش نشان می‌دهند، بلکه آنها را پیش‌بینی کرده و خود را با آنها هماهنگ می‌کنند.
• شفافیت و همسویی: در چارچوب OKR تمامی اهداف و نتایج کلیدی به صورت علنی در سازمان مشخص می‌شود. این قابلیت به کارکنان اجازه می‌دهد تا کاملاً در جریان اولویت‌ها و مأموریت کلان شرکت باشند. OKR Institute در مقاله‌ای تاکید می‌کند که با شفاف بودن اهداف و نتایج، «تمامی کارکنان می‌دانند اولویت‌های شرکت چیست و چه نقشی در رسیدن به آن دارند». این روشن بودن مسیر، از اتلاف انرژی روی امور بی‌اهمیت جلوگیری می‌کند. روش «دایره کنترل» نیز می‌گوید که کارکنان نباید ذهن خود را به موضوعات خارج از کنترلشان مشغول کنند، بلکه تمرکز باید روی «کارهایی باشد که خودشان می‌توانند انجام دهند». در نتیجه، وقتی OKRها به وضوح تعیین و به اشتراک گذاشته شوند، تیم‌ها به‌جای تمرکز بر رقبا و بازار بی‌ثبات بیرون، روی اهداف و عملکرد خود متمرکز باقی می‌مانند.
• پاسخگویی و بازخورد مداوم: OKR بر ارائه نتایج ملموس و سنجش‌پذیر تکیه دارد. این ویژگی سبب می‌شود که تیم‌ها مرتباً میزان پیشرفت خود را گزارش دهند. بسیاری از متدهای اجرایی OKR، مانند رویکرد ۴DX فرانکلین‌کووی، بر انجام «بازبینی‌های هفتگی» تأکید دارند تا اعضا مسئولیت‌پذیری بیشتری داشته باشند. برای مثال، در شرکت Hubstaff هر هفته یک جلسه بررسی OKR برگزار می‌شود که بدون نیاز به نظارت کنترل‌کننده، نشان می‌دهد آیا پیشرفت مورد انتظار حاصل شده یا نه. چنین سازوکاری باعث می‌شود انحراف از هدف به‌سرعت مشخص شود و تیم به‌صورت جمعی به تنظیم مسیر بپردازد. به بیان دیگر، با فراهم بودن داده‌ها و گزارش‌های شفاف، انگیزه حفظ تمرکز و ادامه تلاش تقویت می‌شود.
• تمرکز بر نتایج باارزش: چارچوب OKR اعضای تیم را تشویق می‌کند که به‌جای پرداختن به فعالیت‌ها، بر نتایج کلیدی و اثرگذار تمرکز کنند. یکی از مزایای مهم OKR این است که افراد را وادار می‌کند تا به این پرسش‌ها فکر کنند: «نتیجه مطلوب مشتری چیست؟»، «آیا همه در جهت یک هدف کار می‌کنند؟». این امر موجب شفافیت بیشتر راهبرد و شناسایی پروژه‌های کم‌ارزش می‌شود. در عمل، این یعنی تیم‌ها نباید تلاش‌های خود را بر تعداد زیادی از متغیرها تقسیم کنند، بلکه باید «روی پروژه‌هایی تمرکز کنند که بیشترین پیشرفت را به همراه دارند». وقتی مشخص باشد کدام نتایج کلیدی مهم‌ترند، اعضا با انگیزه‌تر و متمرکزتر روی کارهای دارای ارزش افزوده واقعی کار می‌کنند.
<پیشنهاد میکنیم راه نجات کسب و کارها در تنظیم اهداف چابک را مطالعه کنید.>
راهکارهای عملی از دل OKR برای حفظ تمرکز تیم
۱. تعریف اهداف محدود و واضح: برای هر دوره (مثلاً سه‌ماهه) تعداد اهداف را به حداقل برسانید. مطالعات نشان می‌دهد حداکثر ۲–۳ هدف اصلی کافی است. هر هدف هم باید با ۳–۵ نتیجه کلیدی همراه باشد. بدین ترتیب هر عضو تیم دقیقا می‌داند روی چه چیزهایی باید وقت بگذارد. این تمرکز محدود کردن اهداف، یکی از اصول کلیدی OKR است که از پراکندگی تلاش جلوگیری می‌کند.
۲. بازبینی و تنظیم منظم: اهداف را در بازه‌های زمانی کوتاه (معمولاً سه‌ماهه یا حتی ماهیانه) تعیین کرده و هر هفته یا هر ماه وضعیت را مرور کنید. این کار همگام با تغییرات بازار امکان ایجاد اصلاحات لازم را فراهم می‌کند. مطابق یک راهنمای تخصصی، «OKRها باید به‌صورت هفتگی تنظیم و با تیم به اشتراک گذاشته شوند» تا همه در جریان پیشرفت باشند. با بررسی دوره‌ای، اگر شرایط جدیدی پیش آمد، می‌توان هدف‌ها و نتایج کلیدی را سریعاً به‌روزرسانی کرد. برای مثال، FranklinCovey توصیه می‌کند «برگزاری بازبینی‌های هفتگی باعث می‌شود تیم‌ها پاسخگو بمانند و در مواجهه با تغییرات سریع، زمان کافی برای تعدیل برنامه‌ها وجود داشته باشد».
۳. شفافیت در ارتباطات: تمام اعضاء تیم باید هدف‌ها و نتایج کلیدی را به وضوح ببینند. از داشبوردهای گروهی یا مستندات مشترک استفاده کنید تا هرکس بداند نمره یا وضعیت کارش چگونه است. شفاف بودن مسیر کمک می‌کند افراد بدانند تلاششان به کجا می‌رود. OKR Institute می‌گوید «وقتی اهداف و نتایج کلیدی مشخص و در دسترس همه باشد، هر فرد نقش خود را در رسیدن به اهداف کلان درک می‌کند و سازمان می‌تواند سریعاً تراز خود را با تغییرات بازار تنظیم نماید». به این ترتیب، تیم به‌جای گمانه‌زنی درباره اولویت‌ها، با اطلاعات دقیق روی نتیجه تمرکز می‌کند.
۴. تفویض اختیار و مسئولیت‌پذیری: در تعیین OKRها مشارکت تیمی را لحاظ کنید. وقتی افراد در تعیین اهداف نقش داشته باشند، احساس می‌کنند که این اهداف اهداف خودشان است و انگیزه بیشتری برای تحقق آنها دارند. همچنین به‌وسیله بازبینی‌های منظم، هر فرد متوجه می‌شود در چه مرحله‌ای است. ایجاد بوردهای امتیاز یا گزارش‌های هفتگی، حس مسئولیت‌پذیری فردی را افزایش می‌دهد. این بدان معناست که اگر فرد یا تیمی از مسیر خارج شود، به‌جای سرزنش مداوم، می‌توانند با همفکری و پشتیبانی، انحراف را اصلاح کنند.
۵. ایجاد محیط پشتیبان تمرکز: رهبران باید زمینه را برای کار عمیق و متمرکز فراهم کنند. این شامل کاهش اختلالات (مثلاً محدود کردن نشست‌های ناگهانی) و تعیین زمان مشخص برای کار بدون مزاحمت است. یک محیط کاری آرام و فاقد حواس‌پرتی، بهره‌وری تیم را افزایش می‌دهد. همچنین حمایت روانشناختی نیز مهم است: ارائه فرصت برای تمرکز مجدد (مثلاً خاموش کردن اعلان‌ها در زمان کوتاه) و توجه به سلامتی روان کارکنان، مانع خستگی و حواس‌پرتی می‌شود. برقراری فرهنگ قوی پاسخگویی، که در آن مدیران به‌عنوان راهنما عمل می‌کنند، نیز تمرکز تیم را تقویت می‌کند. در این فضا، طرح سؤالات هدفمند از کارکنان («امروز دنبال چه هستید؟ گام بعدی چیست؟») به جای دستور دادن، به وضوح مسیر را نشان داده و انرژی ذهنی را روی اولویت‌ها نگه می‌دارد.
۶. شناسایی و تمرکز بر نتایج اصلی: در تنظیم OKRها، حتما روی نتایجی تمرکز کنید که بیشترین ارزش را برای سازمان خلق می‌کنند. از اختصاص منابع روی فعالیت‌های فرعی پرهیز کنید. در عمل، این به معنی اولویت دادن پروژه‌هایی است که تاثیر واقعی دارند. در یکی از دستورالعمل‌های OKR آمده است: «بر روی پروژه‌هایی که بیشترین تأثیر را بر پیشرفت کسب‌وکار شما می‌گذارند تمرکز کنید». به عبارت دیگر، پرسیدن مداوم این سوال که «آیا این اقدام ما را به هدف نهایی نزدیک‌تر می‌کند؟»، تیم را از سردرگمی نجات می‌دهد.
۷. پیاده‌سازی و آموختن مستمر: OKR یک فرآیند یادگیری مستمر است. هر دوره OKR فرصتی است برای بررسی دقیق استراتژی‌ها و یادگیری از نتایج. در بازه‌های کوتاه، نقاط قوت و ضعف روشن می‌شود و تیم می‌تواند استراتژی خود را بهبود بخشد. این چرخه‌های کوتاه یادگیری موجب می‌شود در دوره‌های بی‌ثباتی هم «تیم بداند در صورت لزوم می‌تواند به‌سرعت خود را با تغییرات وفق دهد».
<پیشنهاد میکنیم مدیریت شرایط ناپایدار با OKR را بخوانید.>
نقش رهبری و کوچینگ در تثبیت تمرکز تیم
تمرکز تیم در شرایط بی‌ثبات تا حد زیادی وابسته به حمایت و هدایت مدیران و مربیان سازمان است. رهبران باید خود نمونه الگوی تمرکز باشند: به‌عنوان مثال زمان‌هایی را برای کار عمقی بلوک کنند و نشان دهند که ایجاد «کار متمرکز» به‌عنوان یک ارزش سازمانی در نظر گرفته می‌شود. وقتی مدیرها بیشتر مشوق حل مسئله و هدف‌گذاری هستند تا خود نظارت صرف، اعضا انگیزه می‌گیرند تا خودگردان‌تر شوند.
همچنین کوچینگ (مربیگری) نقش کلیدی در افزایش ثبات روانی تیم‌ها بازی می‌کند. مطالعات نشان می‌دهد «کوچینگ باعث ایجاد ثبات ذهنی و سازمانی در زمان‌های عدم قطعیت می‌شود؛ با ارتقای مهارت‌های فردی و تثبیت درک مشترک از ارزش‌ها و فرهنگ شرکت». به کمک کوچینگ می‌توان نقاط ابهام را کاهش داد، ارتباطات را شفاف‌تر کرد و تعارض‌ها را با روحیه همکاری حل نمود. وقتی مدیران به‌عنوان مربی با تیم همکاری می‌کنند، اعضا حس می‌کنند کنترل بیشتری بر کار خود دارند و در نتیجه تمرکزشان تقویت می‌شود.
کلام پایانی و توصیه عملی
در بازار پرنوسان امروز، کلید حفظ تمرکز تیم‌ها «شفافیت در اهداف» و «تعهد مستمر به بازخورد» است. چارچوب OKR با محدود کردن تعداد اهداف، شفاف‌سازی انتظارات و ایجاد بازخوردهای منظم، شرایطی فراهم می‌کند که تیم در دل آشفتگی‌ها نیز بر موارد مهم متمرکز بماند. به‌کارگیری اصولی OKR باعث می‌شود انرژی اعضا روی عوامل موفقیت واقعی متمرکز شود و توان سازگاری سازمان با تغییرات تقویت گردد.
برای تسلط بیشتر بر روش‌های هدف‌گذاری حرفه‌ای و یادگیری گام‌به‌گام استفاده از OKR در سازمان، شرکت در دوره‌های تخصصی می‌تواند بسیار مفید باشد. به‌عنوان مثال، «دوره هدف‌گذاری حرفه‌ای OKR» در سایت امیر سولاری، با آموزش تجربیات عملی و ابزارهای نوین، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا چارچوب OKR را به‌طور اثربخش در تیم خود پیاده کنند. بهره‌گیری از چنین دوره‌های تخصصی، مهارت لازم را برای هدایت تیم به سمت موفقیت در شرایط بی‌ثبات بازار به ارمغان می‌آورد.
منابع: مطالب این مقاله براساس منابع تخصصی مدیریت و تدوین استراتژی OKR گردآوری شده است.
نام نویسنده
حشمتی 1404/4/11